公文写作结构——“三性”“八要点” |
| 2014-6-25 |
公文写作结构
——“三性”“八要点”
陈馨贤 前文中我们已经提过，公文的主题就是一个人的头，公文的结构就是人的骨架。人总是要先长骨头再长肉的，对于公文也是如此，公文的主题要先确立，确立了主题才知道我们应该如何去安排结构、收集材料、组织语言。今天，笔者将为您分享我们如何来安排公文写作的结构这个问题。 朱光潜先生曾说过这样一段话：第一须有头有尾有中段，第二是头尾和中段各在必然的地位，第三是有一股生气贯注于全体，某一部分受影响，其余各部分不能麻木不仁。一个好的阵形应如此，一篇好的文章布局也应如此。一段话如果丢去仍于全文无害，那段话就是赘疣;一段话如果搬动位置仍于全文无害，那篇文章的布局就欠斟酌。布局愈松懈，文章的活力就愈薄弱。布局就是我们现在说的结构，结构就是文章内容的组织和衔接，又是文章内部联系和外部形式展现的统一。所以，足可见文章结构的重要性。公文结构的“三性”： 公文结构的“三性”之完整性：公文的内容要求明确、实在，不能采用虚实相生、意到笔不到的写法。 1、公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺。 2、各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。 3、脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。 公文结构的“三性”之连贯性：内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡。 一篇公文，不会是一个混沌的整体，必然是由若干层次构成的。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常也不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。 在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。 公文结构的“三性”之严密性：文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。 公文结构的“八要点” 在公文结构的安排时，一定要注意公文结构安排的“八要点”，它们分别是：开关、结尾、层次、段落、过渡、照应、主次、详略。这“八要点”就是象是我们人的手、脚、躯干等等一样，是相互联系的一个整体。 公文结构的“八要点”之开头 开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称导语，用以唤起读者注意，引导阅读。开头要开门见山，一般用直叙形式。公文开头要表达的内容有：发文目的、针对实际情况制发此文的重要性和必要性、此文所要解决的问题、公文的指导思想或主要内容等。 公文开头没有一成不变写作规范体式。开头要紧扣主题、吸引读者。常见的公文开头，有7种： (1）起因式开头。开头写明发文原因。一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等句型开头。 (2）目的式开头。开头说明发布公文的动机、缘由、目的目的。一般使用“为了……”、“为……”等句型开头。公文写作中运用较多的一种开头方式，这跟公文的实用性强，每一篇公文总有一个明确的目的有关系。 (3）根据式开头。开头写明发文依据，所根据的一是上级文件，二是领导指示，三是有关规章，四是现实情况。这类开头一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词领起，如：多用“根据……”、“遵照……”，、“按照……”等句型开头。这种把行文根据放在前面做开头的写法，在公文写作中运用得十分普遍。 (4）时间式开头。开头写明某事、某情况的时间。有的直写年、月、日，有的用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间，有的用“……之后”句式开头。 (5）引文式开头。开头用引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。 (6）叙述式开头。公文所指向的主要事实作一个简要的交待，然后在事实的基础上展开主体部分的表达，这就是叙述式开头。开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。可以使读者对基本情况、主要事实有一个大致的了解，在此基础上，理解公文下一步展开的内容就比较容易了。 (7）结论式开头：一开头就提出对某一事件或某一问题的基本认识，以此为前提布置有关工作，提出开展工作的方法、措施和要求，也是一种比较常用的公文开头方式。结论式开头或肯定成绩，或指出问题，或阐明原则，或亮明态度，开宗明义，一箭中鹄。 公文结构的“八要点”之结尾 公文的结尾，又称结语，公文的结尾有特殊的要求。用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图它不能用象征、隐喻、暗示的方法去追求“言有尽而意无穷”的韵味，而必须明确提出结论性的意见、请求或执行要求。为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。 公文的结尾多种多样，常用的有5种： (1）总结式结尾：在结尾部分用简洁明白的语言进行画龙点睛式的概括归纳对全文做出总结，概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。 (2）号召式结尾：在结尾部分提出希望，发出号召，鼓舞斗志。 (3）展望式结尾：以展望未来的表述作为结尾。 (4）专用式结尾：有些公文的结尾写法固定、规范，多用于请示、报告等上行文和通知、通告等普发性下行文。如：“特此报告”，“以上请示如无不妥，请予批准。”不得随意更换其他内容。 (5）说明式结尾：在结尾处对与文章内容有关的事项或问题进行交待说明。如：“以上内容仅用于征求意见，不能作为执行的依据。在没有正式通知之前，必须按现行有关规定办理。” 公文结构的“八要点”之层次 层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段）的结构单位。层次是结构诸环节中最重要的一环。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来。它体现了公文内容的表现次序，体现了公文内容相互间的逻辑联系，是事物发展的阶段性、客观矛盾的各个侧面以及人们认识和表达问题的思维进程在公文中的一个反映，也体现着作者在写作公文时思想展开的步骤。划分层次，一般按照事物发展的时间、所处的空间、功能和特征的主次、公文的逻辑联系等来安排。 (1）总分式。也叫主从式，是在构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述;或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。总和分的关系是总说为主，分说为从，总说的层次统领分说的层次，分说的层次是对总说层次的演绎和阐释，并为总的层次服务。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现，在命令、决定、通知、通告中多是先交待观点后具体陈述主张和办法。 (2）并列式。是从横向逻辑联系入手，把材料按性质归类，组成层次，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项方式表述既有联系又各不相同的内容，即形成并列式层次，如条例、规定、办法、细则、计划等。(3）递进式。是按照内容的逐层推进而安排层次的一种方式。层次之间为递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。 (4）因果式。是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。文中有的先说因，后说果;有的先说果，后分析原因。 (5）连贯式。是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式。有的以时间先后为序排列，有的以事件发展进程先后为序排列，有的以空间转换先后为序排列，有的以认识过程先后为序排列。公文写作众多以时序为多，如简报、报告、会议纪要等。 公文结构的“八要点”之段落 公文的段落是公文中的一个自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况）大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落能够使行文条理，使层次之间的意思承接得更紧密、更自然，帮助古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。读者更好地理解公文的思想内容。划分段落的注意事项有以下三点： (1）保持段意的单一性。 一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。 (2）注意段意的完整性。 只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。 (3）段落安排要长短适度。 段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。 公文结构的“八要点”之过渡 公文的过渡是段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段，依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。所以，过渡在公文中起着承上启下的作用。 以下情况一般需要过渡： (1)公文内容由一层转入另一层。 (2)表达方式有变化。 过渡的方式有三种：一是过渡段，如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。 二是过渡句，过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上” 三是关联句，用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。 公文结构的“八要点”之照应 公文的照应是前后照顾，互相呼应。作为一个有机的整体，文章的前后内容有着紧密的关联。缺乏内容的前后关照和脉络的前后呼应，文章就会散乱、松懈。前边提到的问题，后边要有交代，有着落;后边要写的内容，前边有暗示，有招呼。照应使内容周密、线索清晰、结构严谨、意思连贯的重要手段。合理地运用照应的手段，不但能使文脉贯通，结构严谨，还能使文章中某些关键的内容得到强化。 (1）首尾照应。即开头说的话，结尾再反复，再强调。这种重复、强调不是单纯重复、强调，而是深化内容、强调意义，因此往往是前有观点、情况，后有结论出现。如开头说“为……制定本规定”，结尾要求“本规定从×月×日起施行”。 (2）前后照应。即行文的上下、内容的前后，互相照顾，彼此呼应。在公文中往往表现为概括和具体、问题和结论的前后呼应。 (3)题文照应。即公文的内容同标题照应。公文，特别是规范性行政公文，写作要求比较规范，大部分是标题概括基本内容，或者是标题揭示主题。 (4)序列照应 将文章内容按照排定的序列依次表达时，序列的外部标志之间会产生前后呼应。如“首先……其次……最后……”，就是文章序列的外部标志，人们读到“其次”时，不可能不回想一下“首先”的内容，读到“最后”时，对前面的若干层次都会有所回顾。还有“第一……第二……第三……”，以及“一、二、三”等序码标志，都会起到这样的照应作用。序列照应不得出现错漏的现象。 (5)注释性照应 在公文中，前面出现的一些概念无暇解释，可以在后面文章末尾处安排注释，一方面对前文的某些概念进行解释，一方面引导读者回顾前面的内容。 公文结构的“八要点”之主次 文章各部分的内容，在文章中所占的地位和所起的作用，并不完全相同，有的份量重，有的份量轻;有的为主，有的为辅。分清主次，也是结构安排的一个主要环节。 朱光潜先生在《选择与安排》中对此也有论述：文章不仅要分层次，尤其要分轻重。轻重犹如图画的阴阳光影，一则可以避免单调，起抑扬顿挫之致;二则轻重相形，重者愈显得重，可以产生较强烈的效果。如果不分宾主，群龙无首，必定显得零乱芜杂。如果有五六层意思都平铺并重，它一定平滑无力，不能说服读者。 在一篇文章中如何显出主次轻重？可有两种方法，一种是在层次上显出，一种是在篇幅份量上显出。 公文结构的“八要点”之详略 详是详写，略是略写。公文写作，表述观点时可详可略，叙述和引用材料时也可详可略。而且，详与略在文字上的差异是巨大的，一个事实，可以用十几个字就表达完毕，也可以用几百个字详加介绍。 总的来看，公文是讲究精炼实用的文体，表达观点直接明了，叙述事实简炼清晰，一般不写细节，更不用精雕细刻的手法，与文学写作相比，公文的略写多于详写。但是，这并不意味着公文写作不分详略，就自身而言，各部分的详略安排还是十分讲究的。 那么，公文写作如何掌握详略呢？具体写法必须结合实际才能确定，可遵循以下两条原则。 首先，以主次的地位确定详略。 大多数情况下，主要观点和重要条文要详写，一般观点和次要条文要略写。 其次，以典型程度确定详略。 这是指材料而言。典型材料的说服力强，要表述得充分一些;非典型性的辅助性材料，则可以表述得简略一些。 清代戏剧家李渔在《闲情偶记》中阐述了结构的重要性：至于“结构”二字，则在引商刻羽之先，拈韵抽毫之始，如造物之赋形，当其精血初凝，胞胎未就，先为制定全形，使点血而具五官百骸之势。倘先无成局，而由顶及踵，逐段滋生，则人之一身，当有无数断续之痕，而血气为之中阻矣。工师之建宅亦然，基址初平，间架未立，先筹何处建厅，何方开户，栋需何木，梁用何材，必俟成局了然，始可挥斤运斧。倘造成一架，而后再筹一架，则便于前者不便于后，势必改而就之，未成先毁，犹之筑舍道旁，兼数宅之匠、资，不足供一厅一堂之用矣，故作传奇者，不宜卒急拈毫。袖手于前，始能疾书于后。道出了公文写作结构的重要性，也为我们公文写作的结构的安排，提出了建议。 |
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